BE A SMART SECRETARI

BE A SMART SECRETARI

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS

Tugas sekretaris

1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:

a. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

§ Membuka surat.

§ Menerima dikte.

§ Menerima tamu.

§ Menerima telepon.

§ Menyimpan arsip/surat.

§ Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

b. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

§ Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

§ Menyusun surat rahasia (confidential).

§ Menyusun acara pertemuan bisnis.

§ Pembelian kado atau cindera mata.

§ Dan lain-lain.

c. Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

§ Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

§ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

§ Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

§ Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

§ Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

§ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas Sosial

Tugas sosial, meliputi:

§ Mengurusi Rumah tangga kantor.

§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

e. Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

§ Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

§ Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:

§ Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

§ Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

§ Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

§ Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dan lain-lain.

b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:

1. Merencanakan pekerjaan.

2. Menerima tamu.

3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.

4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.(Drs. Sutarto, 1992: 80-83)

Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

KETERAMPILAN DAN KARAKTER PRIBADI SEORANG SEKRETARIS

Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam menjalankan tugasnya

1. Knowledge (Pengetahuan)

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. General Knowledge (pengetahuan umum).

Seorang sekretaris harus memiliki  pengetahuan yang luas  yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Juga Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi Misalnya:

1.      Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2.           Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3.       Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran

b. Special knowledge ( pengetahuan khusus.).

Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

2. Skill and technic (Keterampilan)

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a.       Mampu menyusun laporan

b.      Mampu mengetik surat dan berkorespondensi

c.       Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing

d.      Manpu menggunakan teknologi perkantoran

e.       Teknik tata penyimpanan arsip

f.       Teknik berkomunikasi dengan telepon

g.      Menulis cepat dengan steno

h.      Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan duniausaha/bisnis

3. Personality.(KepribadiaN)

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

a.       Memiliki kepribadian, penampilan diri yang menarik dan baik

b.      Loyalitas disiplin dan dedikasi yang tinggi Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

c.       Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, memiliki ingatan yang baik
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas, keterampilan & pengetahuan

d.      Simpatik. Harus bersikap mawas diri dan pandai bergaul pandai berbicara, sopan

e.       Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah

f.       Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya

4.      Practice

 kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

ASMI  Santa Maria Yogyakarta

Saya sebagai mahasiswa ASMI Santa Maria. Merasa sangat penting kuliah di ASMI Santa Maria karena ASMI meruapakan suatu lembaga yang mengajarkan kita untuk lebih tau di dunia kerja nanti. Program yang bertujuan untuk lebih mengarahkan mahasiswa pada nilai-nilai real yang berlaku dalam dunia kerja ini menjadi sebuah jalan yang memiliki peran penting untuk menopang wawasan dan kompetensi lulusan di masa mendatang. Lulusan yang saya harapkan dapat memenuhi standar kompetensi kerja sehingga pada saatnya dapat diserap oleh pasar tenaga kerja    di         masa    mendtang.
Dasar menuju profesionalitas, yakni knowledge (Pengetahuan), skill (Keahlian), dan attitude (Sikap). Suatu nilai yang cukup mendasar dan penting dalam kemajuan saya di ASMI Santa Maria dan sebagai sumber daya manusia yang dipersiapkan untuk memasuki dunia kerja.
Saya sebagai seorang mahasiswa ASMI Santa Maria Yogyakarta yang turut mengikuti program studi sekretaris ini merasa penting untuk menyerap dan mengolah berbagai informasi yang diperoleh selama proses studi di lembaga ASMI Santa Maria Yogyakarta. Saya akan menyerap dan mengolah informasi sebagai bagian perencanaan dan pengenalan dunia kerja secara lebih baik sehingga bermanfaat bagi saya di masa yang akan datang dan di dunia kerja nanti.